Event-Ausfallversicherung: Finanziellen Ruin bei Absage vermeiden
22.11.2025
Katrin Straub
Geschäftsführerin bei nextsure
Ein Event abzusagen ist schmerzhaft; die Kosten tragen zu müssen, kann existenzbedrohend sein. Eine Event-Ausfallversicherung schützt vor diesem finanziellen Risiko. Erfahren Sie, wie Sie Ihr Budget mit überschaubarem Aufwand absichern.
Das Thema kurz und kompakt
Eine Event-Ausfallversicherung deckt die finanziellen Verluste bei Absage, Abbruch oder Verschiebung einer Veranstaltung ab, darunter Kosten für Miete, Gagen und Marketing.
Die Prämien starten bei etwa 100 Euro für kleinere Events und richten sich nach Versicherungssumme, Art der Veranstaltung und gewählten Zusatzrisiken wie Wetter oder Terror.
Standard-Ausschlüsse umfassen Absagen wegen mangelnden Erfolgs, finanzielle Probleme des Veranstalters oder vorsätzliche Handlungen; Pandemien erfordern oft Zusatzklauseln.
Die Organisation einer Veranstaltung bindet erhebliches Kapital, oft Monate im Voraus. Ob Firmenjubiläum, Musikfestival oder Fachtagung – die Vorleistungen für Miete, Gagen und Technik summieren sich schnell auf fünf- oder sechsstellige Beträge. Fällt das Event unerwartet aus, droht der finanzielle Totalverlust. Eine professionelle Event-Ausfallversicherung ist der entscheidende Schutzschild gegen unvorhersehbare Risiken wie Unwetter, Krankheit wichtiger Akteure oder behördliche Verbote. Sie wandelt ein potenziell existenzgefährdendes Risiko in eine kalkulierbare Betriebsausgabe um und sichert Ihre Investitionen ab.
Kostenfalle Eventabsage: Das unterschätzte finanzielle Risiko
Ein Stadtfest mit 50.000 Euro an Vorkosten steht kurz bevor, doch ein Sturm mit Windstärke acht zieht auf. Die Behörden entziehen aus Sicherheitsgründen die Genehmigung nur 24 Stunden vor Beginn. Ohne eine Event-Ausfallversicherung wären diese 50.000 Euro ein direkter Verlust für den Veranstalter. Solche Szenarien sind keine Seltenheit und können die wirtschaftliche Existenz gefährden. Die Versicherung greift genau hier ein.
Die Gründe für einen Ausfall sind vielfältig und liegen oft außerhalb Ihrer Kontrolle. Der Hauptredner einer Konferenz erleidet einen Unfall, oder die gebuchte Konzerthalle ist durch einen Wasserrohrbruch plötzlich unbenutzbar. In jedem Fall bleiben Sie auf den bereits getätigten Ausgaben sitzen. Viele Veranstalter unterschätzen, dass bereits eine einzige Absage zur Insolvenz führen kann. Eine durchdachte Absicherung ist daher kein Luxus, sondern ein zentraler Baustein des Risikomanagements, ähnlich einer Betriebsunterbrechungsversicherung für Unternehmen. Die Police deckt genau diese investierten Kosten ab.
Damit wird klar, dass die Absicherung nicht erst bei der Veranstaltung selbst beginnt, sondern bereits die Planungsphase schützt.
Leistungsumfang: Diese Kosten deckt eine Event-Ausfallversicherung ab
Der Kern einer jeden Event-Ausfallversicherung ist die Erstattung der vergeblich aufgewendeten Kosten. Diese schützt Ihr investiertes Kapital, wenn die Veranstaltung abgesagt, verschoben oder abgebrochen werden muss. Die Deckung ist modular aufgebaut und lässt sich an das jeweilige Risiko anpassen. Für ein Open-Air-Konzert ist eine Wetter-Zusatzdeckung beispielsweise unerlässlich.
Zu den typischerweise versicherten Posten gehören:
Mietkosten für die Veranstaltungsstätte und technische Anlagen.
Gagen und Honorare für Künstler, Redner und Dienstleister.
Ausgaben für Werbung, Marketing und Ticketvertrieb.
Personal- und Reisekosten, die bereits angefallen sind.
Stornierungsgebühren aus Verträgen mit Lieferanten.
Kosten für Genehmigungen und behördliche Auflagen.
Einige Tarife ermöglichen es sogar, den entgangenen Gewinn mitzuversichern. Dies ist besonders für kommerzielle Veranstalter relevant, deren Einnahmen aus Ticketverkäufen und Sponsoring die Kosten übersteigen. Eine gute Konzertausfallversicherung sichert somit nicht nur die Ausgaben, sondern auch die erwartete Rendite. Die genaue Definition der versicherten Kosten ist entscheidend für den späteren Leistungsfall.
Prämienkalkulation: So setzen sich die Versicherungskosten zusammen
Die Kosten für eine Event-Ausfallversicherung sind immer individuell und richten sich nach dem spezifischen Risiko. Versicherer bewerten mehrere Faktoren, um eine Prämie zu kalkulieren. Die Versicherungssumme, die sich an den Gesamtkosten des Events orientiert, ist der wichtigste Hebel. Eine höhere Versicherungssumme führt direkt zu einer höheren Prämie.
Ein Rechenbeispiel verdeutlicht die Dimensionen: Für eine Fachtagung mit einem Budget von 40.000 Euro kann die Prämie bei etwa 810 Euro beginnen. Eine private Hochzeitsversicherung mit einer Versicherungssumme von 15.000 Euro ist bereits ab circa 180 Euro erhältlich. Die Prämie beträgt oft nur ein bis zwei Prozent der gesamten Versicherungssumme.
Weitere Faktoren, die die Prämie beeinflussen, sind:
Die Art der Veranstaltung (ein Rockkonzert hat ein höheres Risiko als eine Gala).
Der Veranstaltungsort (Indoor ist sicherer als Outdoor).
Die Dauer des Events (ein Tag gegenüber einer ganzen Woche).
Gewählte Zusatzbausteine wie eine Schlechtwetter- oder Terror-Klausel.
Die Höhe einer vereinbarten Selbstbeteiligung im Schadensfall.
Eine genaue Analyse dieser Punkte hilft, den Versicherungsschutz zu optimieren und unnötige Kosten zu vermeiden.
Typische Ausschlüsse: In diesen Fällen zahlt die Versicherung nicht
Keine Versicherung bietet einen Schutz gegen absolut jedes Risiko. Auch die Event-Ausfallversicherung hat klar definierte Grenzen. Kenntnis dieser Ausschlüsse ist entscheidend, um falsche Erwartungen zu vermeiden und das Restrisiko korrekt einzuschätzen. Ein Blick in die Versicherungsbedingungen ist daher unerlässlich.
Hier sind einige der häufigsten Ausschlussgründe:
Absage wegen mangelnden Publikumsinteresses oder schleppenden Ticketverkaufs.
Finanzielle Schwierigkeiten oder Insolvenz des Veranstalters selbst.
Vorsätzliche Handlungen des Versicherungsnehmers oder seiner Beauftragten.
Krieg, innere Unruhen oder Akte des politischen Terrorismus (oft nur über Zusatzbaustein versicherbar).
Mangelnde Wartung von technischen Geräten, die zum Ausfall führt.
Unser Experten-Tipp: Prüfen Sie die Police genau auf Klauseln zu Pandemien oder Cyber-Angriffen, da diese oft spezielle Zusatzbausteine erfordern. Eine Eventticket-Versicherung für Teilnehmer ist eine separate Absicherung und nicht mit der des Veranstalters zu verwechseln. Diese Ausschlüsse definieren das verbleibende unternehmerische Risiko.
Praxis-Szenario: So rettet die Police ein Open-Air-Festival
Stellen Sie sich ein zweitägiges Musikfestival mit einem Gesamtbudget von 250.000 Euro vor. Am Morgen des ersten Tages gibt der Wetterdienst eine amtliche Unwetterwarnung für die Region heraus. Es werden Stürme mit Windstärke neun und Starkregen erwartet, die eine Gefahr für Leib und Leben darstellen. Die zuständige Behörde widerruft daraufhin die Veranstaltungsgenehmigung mit sofortiger Wirkung.
Für den Veranstalter bedeutet dies den sofortigen Abbruch. Dank einer Event-Ausfallversicherung wird der finanzielle Schaden jedoch abgefedert. Die Versicherung übernimmt die bereits entstandenen und nicht erstattungsfähigen Kosten. Dazu gehören beispielsweise 70.000 Euro für Bühnen- und Tontechnik, 50.000 Euro an bereits gezahlten Künstlergagen und 30.000 Euro für Marketing und Personal. Ohne die Versicherung hätte der Verlust von 150.000 Euro das Aus für den Veranstalter bedeutet.
Dieses Beispiel zeigt, wie eine Festival-Versicherung als finanzielles Sicherheitsnetz fungiert. Sie ermöglicht es, auch nach einem unverschuldeten Ausfall die nächste Veranstaltung planen zu können. Die Prämie von wenigen tausend Euro hat hier eine existenzbedrohende Situation verhindert.
Jetzt individuelle Risikoanalyse anfordern: Lassen Sie Ihre Versicherungssituation kostenfrei prüfen und erhalten Sie konkrete Optimierungsvorschläge.
Weitere nützliche Links
Ein PDF-Dokument zur Schadenverhütung in der Sachversicherung 2023-2024 finden Sie beim Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV).
Eine Studie zur Veranstaltungsbranche wird vom ifo Institut angeboten.
Der Deutsche Bundestag stellt eine Stellungnahme des Deutschen Eventverbandes zur Verfügung.
Eine Meta-Studie über die gesamtwirtschaftliche Bedeutung der Veranstaltungsbranche (RIFEL) finden Sie bei der Interessengemeinschaft Veranstaltungswirtschaft (IGVW).
Informationen zu Versicherungen für Veranstaltungsservices bietet das Existenzgründungsportal des BMWK.
Die Verbraucherzentrale informiert über Kundenrechte bei Festivals, Konzerten und Sportveranstaltungen (von Abbruch bis zu kurzfristigen Änderungen).
Informationen zu Prüfungsterminen für Veranstaltungskaufleute erhalten Sie bei der IHK Niederbayern.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen einer Event-Haftpflicht- und einer Event-Ausfallversicherung?
Die Event-Haftpflichtversicherung deckt Schäden, die Dritten (z. B. Besuchern) während Ihrer Veranstaltung zugefügt werden (Personen- und Sachschäden). Die Event-Ausfallversicherung hingegen schützt Sie als Veranstalter vor Ihren eigenen finanziellen Verlusten, wenn das Event gar nicht oder nicht wie geplant stattfinden kann.
Sind Pandemien wie Corona in der Event-Ausfallversicherung mitversichert?
Nach den Erfahrungen der COVID-19-Pandemie sind Pandemien in den meisten Standardpolicen explizit ausgeschlossen. Versicherungsschutz für diesen Fall ist nur noch über sehr spezielle und teure Zusatzbausteine erhältlich, sofern Anbieter dies überhaupt noch offerieren.
Ab wann sollte ich eine Event-Ausfallversicherung abschließen?
Schließen Sie die Versicherung so früh wie möglich in der Planungsphase ab. Idealerweise, sobald Sie die ersten finanziellen Verpflichtungen eingehen, wie zum Beispiel die Buchung der Location oder die Unterzeichnung von Künstlerverträgen. Viele Versicherer haben eine Wartezeit, beispielsweise 14 oder 21 Tage, bevor der volle Schutz greift.
Kann ich auch nur den Ausfall einer einzelnen Person versichern?
Ja, das ist möglich. Diese sogenannte „Non-Appearance-Versicherung“ ist oft ein Baustein der Event-Ausfallversicherung. Sie greift, wenn eine Schlüsselperson (z. B. ein Star-DJ, ein Hauptredner oder das Brautpaar) wegen Krankheit, Unfall oder Tod ausfällt und die Veranstaltung deswegen abgesagt werden muss.
Was muss ich im Schadensfall tun?
Melden Sie den drohenden oder eingetretenen Ausfall unverzüglich Ihrem Versicherer. Dokumentieren Sie die Ursache des Ausfalls (z. B. ärztliches Attest, behördliche Anordnung) und stellen Sie alle Belege über die entstandenen Kosten zusammen. Handeln Sie zudem so, als wären Sie nicht versichert, das heißt, versuchen Sie, die Kosten durch Stornierungen oder Umbuchungen so gering wie möglich zu halten (Schadenminderungspflicht).
Deckt die Versicherung auch den Ausfall wegen Terrordrohungen ab?
Terror und Terrordrohungen sind oft nicht in der Grunddeckung enthalten, können aber als Zusatzbaustein versichert werden. Wenn die Polizei oder eine andere Behörde die Veranstaltung aufgrund einer konkreten Drohung absagt, leistet die Versicherung, sofern dieser Baustein abgeschlossen wurde.
